(Project Management Part 1)

โดย ดร.วินัย หอมสมบัติ  บัณฑิตวิทยาลัยการจัดการและนวัตกรรม มจธ.

เรียบเรียงโดย ทีม CELT 

การทำงานทั่วไปนั้นจะสามารถจัดแบ่งประเภทงานเป็นกลุ่มใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท ได้แก่ งานประจำ และงานโครงการ โดยนิยามงานแต่ละประเภทมี ดังนี้

งานประจำ คือ งานที่มีลักษณะการทำงานที่ต่อเนื่อง ทำงานซ้ำ ๆ ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานมาก มีกรอบเวลาในการทำงานต่อเนื่องไม่สิ้นสุด ผลตอบแทนแน่นอน และมีโอกาสเพิ่มค่าตอบแทนขึ้นเมื่อทำงานไปนาน ๆ

งานโครงการ คือ งานที่มีจุดมุ่งหมายชัดเจน มุ่งเน้นการเปลี่ยนแปลงพัฒนา มีขอบเขตการทำงานชัดเจนเพื่อตอบจุดมุ่งหมาย

งานประจำกับงานโครงการ  เราสามารถแยกแยะงานที่ทำว่าเป็นงานประเภทใดด้วยการสังเกตจากมุมมองต่าง ๆ ของงานได้ ดังนี้

• ขอบข่ายของงาน งานประจำจะมีขอบข่ายของงานชัดเจน สามารถปฏิบัติงานซ้ำได้  ส่วนงานโครงการจะมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกันออกไปตามวัตถุประสงค์ของแต่ละโครงการ
  • เวลา งานประจำจะมีเวลาในการทำงานต่อเนื่องไม่มีสิ้นสุด ส่วนงานโครงการนั้นจะมีเวลาเริ่มต้นและจุดจบที่ชัดเจน
  • ความเปลี่ยนแปลง งานประจำจะไม่เปลี่ยนแปลง หรือเปลี่ยนเล็กน้อยและเป็นไปอย่างช้า ๆ ค่อยเป็นค่อยไป ส่วนงานโครงการนั้นจะเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตามแต่แนวทางการทำงานของโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์
  • วัตถุประสงค์ งานประจำมีวัตถุประสงค์การทำงานให้ครอบคลุมทั้งห่วงโซ่การดำเนินงาน ส่วนงานโครงการมีวัตถุประสงค์เพื่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
  • ทรัพยากร การใช้ทรัพยากร หรืองบประมาณของงานประจำนั้นสามารถเพิ่มได้ตามความจำเป็นไม่สามารถขาดได้ เพราะหากไม่สามารถดำเนินงานประเภทนี้แล้วองค์กรจะได้รับผลกระทบทันที ส่วนงานโครงการสามารถจัดสรรได้ตามที่มี หรือตามข้อจำกัด เพราะหากหยุดดำเนินการอาจจะไม่เกิดผลกระทบกับองค์กรในทันที
  • ผลลัพธ์ของงาน งานประจำนั้นจะเน้นผลลัพธ์การทำงานด้านประสิทธิภาพ ส่วนงานโครงการจะเน้นที่ประสิทธิผลของการดำเนินการตามโครงการ
  • ทีมงาน งานประจำจะใช้ทีมงานกลุ่มเดิม ทำหน้าที่ตามตำแหน่งและบทบาทที่กำหนดไว้ ส่วนงานโครงการจะใช้ทีมงานที่หลากหลาย บทบาท ตำแหน่งการทำงานจะเปลี่ยนแปลงได้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

ใครคือผู้ทำหน้าที่บริหารโครงการ

ปัจจุบันผู้ที่จะทำหน้าที่บริหารโครงการได้นั้นอาจจะไม่จำเป็นต้องจบการบริหารมาก็ได้ กล่าวคือ ทุกคนสามารถทำหน้าที่บริหารโครงการได้ ถ้ามีสมรรถนะ หรือ Competency ดังต่อไปนี้

• องค์ความรู้ที่ใช้ในการบริหารโครงการ (Project Management Body of Knowledge :PMBOK) ผู้ทำหน้าที่ควรมีองค์ความรู้ในการบริหารโครงการ ซึ่งองค์ความรู้นี้สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จากสถาบันการศึกษาด้านบริหารโครงการที่มีการสรุปและเผยแพร่ไว้ หรือมีการเปิดรับรองสมรรถนะให้กับผู้สนใจเรียนรู้
• ทักษะทางเทคนิคที่เกี่ยวข้อง (Related Technical Skills) คือ ผู้ที่มีทักษะความสามารถในลักษณะงานที่มีความจำเพาะและเป็นทักษะที่มีความจำเป็นต่อการดำเนินงานโครงการ เช่น การเขียนโปรแกรม  การสร้างเว็บไซต์ แอพพลิเคชั่น เป็นต้น
• ความเข้าใจสภาพแวดล้อมโครงการ (Project Environment Understanding) ผู้บริหารโครงการจะต้องสามารถมองเห็นภาพรวมของโครงการได้
• ทักษะการจัดการทั่วไป (General Management Skills) ควรมีทักษะในการมอบหมายงานให้กลุ่มบุคคล วางแผนงาน แบ่งทรัพยากร เทคโนโลยี เพื่อให้โครงการบรรลุวัตถุประสงค์
• ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Interpersonal Skills) เนื่องจากการทำงานโครงการนั้นจะเป็นการร่วมมือกันระหว่างทีมงานที่มีความแตกต่างหลากหลาย ผู้บริหารโครงการควรมีทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล กล่าวคือ มีทักษะในการสั่งการ มอบหมายงาน สื่อสาร ติดตามทีมงานที่ดี

The 5 Project Management Process Groups

การบริหารโครงการ (Project Management) คือ การใช้ความรู้เฉพาะ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิค ดำเนินโครงการให้มีความเป็นระเบียบ เป็นระบบมากขึ้น สำเร็จได้ตามวัตถุประสงค์ หรือมีคุณค่าต่อผู้คน ผู้จ้างวาน หัวหน้า หรือลูกค้า  

มาตรฐานการบริหารโครงการ เครื่องมือสำหรับการควบคุมคุณภาพในการบริหาร (Quality of Management) ที่เผยแพร่ สอน อบรมตามสถาบันฯ ต่าง ๆ นั้นมีหลากหลาย อาทิเช่น 7S TQA  5S BSC Six-Sigma ISO HNQA เป็นต้น ซึ่งกระบวนการบริหารโครงการอย่างเป็นมาตรฐานจะถูกแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นที่ 1 ริเริ่ม (Initiating) คือ การนิยามโครงการใหม่ วิสัยทัศน์ และขอบเขตโครงการ กล่าวคือจะต้องทราบว่าโครงการนี้มีที่มาอย่างไร มีประเด็นปัญหาอะไร (Pain Point) ต้องการพัฒนาอย่างไร มีจุดคุ้มทุนอย่างไร หรือมีวัตถุประสงค์เป็นอย่างไร ถึงแม้ว่าอาจจะได้รับมอบเป้าหมายจากผู้บริหารมา ก็ยังจำเป็นต้องทำการวิเคราะห์ เพื่อทราบรายละเอียดต่าง ๆ ข้างต้น ที่เรียกว่า “Project Charter”

สิ่งที่ต้องทำ: กฎบัตรโครงการ (Project Charter)

กฎบัตรโครงการ (Project Charter)คือ แผนปฏิบัติงานที่มีความชัดเจน บอกรายละเอียดในการใช้ทรัพยากร ชี้แจงให้ทีมงานเข้าใจขอบเขตของโครงการตรงกันแต่แรก ทำให้จัดการใช้ประโยชน์ทีมงานได้ ติดตามความเสี่ยง ความก้าวหน้าและแก้ไขปัญหาในโครงการได้ นอกจากนี้ยังใช้สร้างความรู้สำหรับจัดการโครงการอื่น ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้อีกด้วย

ขั้นที่ 2 วางแผน (Planning) คือ การสร้างขอบเขตโครงการในรายละเอียด และวางแผนกระบวนการทำงาน ปริมาณทรัพยากร จำนวนทีมงานหรือบุคคล และกำหนดเวลาที่ใช้ เพื่อจะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ รวมถึง Output – Outcome ที่จะได้ วิธีการ เครื่องมือที่จะนำมาวัดประเมินผลโครงการด้วย

สิ่งที่ต้องทำ: วัตถุประสงค์ ขอบเขต งบประมาณ กำหนดการ ขั้นตอน แผนสื่อสาร ตัวชี้วัด และแผนความเสี่ยง

วัตถุประสงค์ของโครงการ (Purpose – Objective)

          การเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการ ควรให้ความสำคัญ ใส่ใจในรายละเอียด โดยมากหลัก ๆ สิ่งที่เขียนในวัตถุประสงค์จะเป็น Outcome โดยควรจะต้องเขียนให้ครบตามหลัก “SMART” กล่าวคือ หลักการเขียนวัตถุประสงค์ให้มีมาตรฐานที่จะนำมาใช้ตรวจสอบการเขียนวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถปฏิบัติได้จริง วัดผลได้ ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้

          Specific         ต้องเฉพาะเจาะจงรู้ว่าสิ่งที่ต้องการคืออะไร

          Measurable   วัดผลได้ มีวิธีวัดประเมินผล โดยจะสามารถวัดผลได้จาก KPI หรือ Success Criteria

          Achievable    เกิดภารกิจ รู้ว่าต้องทำอย่างไรเพื่อไปถึงเป้าหมาย

Realistic        เป็นไปได้สมเหตุสมผล ไม่เกินเอื้อม สามารถตรวจสอบได้จาก KPI

          Time-bound  มีกรอบเวลาชัดเจนว่าต้องทำให้ถึงเป้าเมื่อไหร่

          นอกจากนี้ หลักการ SMART นี้ยังสามารถนำมาใช้มองภาพรวมโครงการเพื่อประเมินโครงการว่าสามารถดำเนินการต่อหรือไม่อีกด้วย

ขอบเขตโครงการ

สิ่งที่ควรจะต้องระบุในขอบเขตโครงการ มีดังนี้

• ปริมาณงาน เช่น สิ่งที่ต้องส่งมอบ และกำหนดเวลา จะต้องระบุให้ครอบคลุมตามที่กำหนดในวัตถุประสงค์
• การกำหนดขอบเขตของโครงการควรดำเนินการเมื่อเริ่มต้นโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของปฏิบัติตามแผนโครงการและหลีกเลี่ยงงานที่ไม่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

ขั้นที่ 3 ดำเนินการ (Executing) คือ การดำเนินงานให้สำเร็จตามที่ได้กำหนดไว้ในแผนโครงการ

สิ่งที่ต้องทำ: การติดตามสถานะโครงการ  ระบุ KPIs คุณภาพงาน และการคาดการณ์ผลลัพธ์

ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดการนำ KPIs มาเป็นตัวชี้วัดผลการดำเนินงานในบทความ Project Management Part 2

ขั้นที่ 4 ตรวจสอบและควบคุม (Monitoring & Controlling) คือ การติดตาม ทบทวน กำกับกระบวนการทำงาน และประเมินผลการดำเนินงานของโครงการ ตลอดจนการตัดสินใจสั่งการ เปลี่ยนแปลง แก้ไข เมื่อมีเหตุจำเป็น

สิ่งที่ต้องทำ: คุณภาพ การควบคุมต้นทุน และผลการดำเนินงานให้เป็นตามวัตถุประสงค์

ขั้นที่ 5 ปิด (Closing) คือ การปิด จบโครงการอย่างเป็นทางการ เมื่อได้รับการตอบรับจากลูกค้า หรือสปอนเซอร์ หรือสามารถดำเนินโครงการจนบรรลุ Outcome ได้

สิ่งที่ต้องทำ: ตรวจเช็คตามรายละเอียด และรายงานโครงการ

การบริหารความเสี่ยงและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ความเสี่ยง (Risk) คือ เหตุการณ์ การกระทำใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ที่ไม่แน่นอนและจะส่งผลกระทบ หรือสร้างความเสียหาย ล้มเหลว ลดโอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายตามภารกิจหลัก จึงต้องมีแผนการบริหารความเสี่ยง (Risk Management) มีกระบวนการทำดังนี้

1. ระบุความเสี่ยง ว่าจะเกิดความเสี่ยงอะไรขึ้นบ้าง ปัจจัย หรือสาเหตุที่ทำให้เกิดมีอะไรบ้าง
2. ประเมินความเสี่ยง เป็นการประเมินว่าเมื่อเกิดเหตุจากความเสี่ยงนั้นจะมีผลกระทบอย่างไร รุนแรงแค่ไหน
3. กำหนดมาตรการ เป็นการควบคุมความเสี่ยงไม่ให้เกิดขึ้น
4. ติดตาม ประเมินผลความเสี่ยงว่ามีเกิดขึ้นหรือไม่และจัดการแก้ไขตามมาตรการ
5. ประเมินผลที่ได้รับ จากการจัดการความเสี่ยง
6. ทบทวน แผนจัดการความเสี่ยง ปรับปรุงเพื่อนำไปใช้ในโครงการอื่นอย่างไร

การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continue Improvement)

          PDCA คือ วงจรการบริหารงานที่นิยมนำมาใช้ ประกอบกด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan-Do-Check-Act เป็นกระบวนการที่ใช้ปรับปรุงการทำงานขององค์กรอย่างเป็นระบบ มีเป้าหมายเพื่อแก้ปัญหาและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

______________________________________________________________________

สาระจากกิจกรรมการบริหารจัดการโครงการ

โดย ดร.วินัย หอมสมบัติ  บัณฑิตวิทยาลัยการจัดการและนวัตกรรม มจธ.

ในวันศุกร์ที่ 21 มกราคม พ.ศ. 2565 และวันศุกร์ที่ 4 กุมภาพันธ์ 2565 เวลา 09.00 น. ถึง 12.00 น. ผ่าน Application Zoom