Posted on 17 มิถุนายน 2022
(Project Management Part 1)
โดย ดร.วินัย หอมสมบัติ บัณฑิตวิทยาลัยการจัดการและนวัตกรรม มจธ.
เรียบเรียงโดย ทีม CELT
การทำงานทั่วไปนั้นจะสามารถจัดแบ่งประเภทงานเป็นกลุ่มใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท ได้แก่ งานประจำ และงานโครงการ โดยนิยามงานแต่ละประเภทมี ดังนี้
งานประจำ คือ งานที่มีลักษณะการทำงานที่ต่อเนื่อง ทำงานซ้ำ ๆ ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานมาก มีกรอบเวลาในการทำงานต่อเนื่องไม่สิ้นสุด ผลตอบแทนแน่นอน และมีโอกาสเพิ่มค่าตอบแทนขึ้นเมื่อทำงานไปนาน ๆ
งานโครงการ คือ งานที่มีจุดมุ่งหมายชัดเจน มุ่งเน้นการเปลี่ยนแปลงพัฒนา มีขอบเขตการทำงานชัดเจนเพื่อตอบจุดมุ่งหมาย
งานประจำกับงานโครงการ เราสามารถแยกแยะงานที่ทำว่าเป็นงานประเภทใดด้วยการสังเกตจากมุมมองต่าง ๆ ของงานได้ ดังนี้
- ขอบข่ายของงาน งานประจำจะมีขอบข่ายของงานชัดเจน สามารถปฏิบัติงานซ้ำได้ ส่วนงานโครงการจะมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกันออกไปตามวัตถุประสงค์ของแต่ละโครงการ
- เวลา งานประจำจะมีเวลาในการทำงานต่อเนื่องไม่มีสิ้นสุด ส่วนงานโครงการนั้นจะมีเวลาเริ่มต้นและจุดจบที่ชัดเจน
- ความเปลี่ยนแปลง งานประจำจะไม่เปลี่ยนแปลง หรือเปลี่ยนเล็กน้อยและเป็นไปอย่างช้า ๆ ค่อยเป็นค่อยไป ส่วนงานโครงการนั้นจะเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตามแต่แนวทางการทำงานของโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์
- วัตถุประสงค์ งานประจำมีวัตถุประสงค์การทำงานให้ครอบคลุมทั้งห่วงโซ่การดำเนินงาน ส่วนงานโครงการมีวัตถุประสงค์เพื่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
- ทรัพยากร การใช้ทรัพยากร หรืองบประมาณของงานประจำนั้นสามารถเพิ่มได้ตามความจำเป็นไม่สามารถขาดได้ เพราะหากไม่สามารถดำเนินงานประเภทนี้แล้วองค์กรจะได้รับผลกระทบทันที ส่วนงานโครงการสามารถจัดสรรได้ตามที่มี หรือตามข้อจำกัด เพราะหากหยุดดำเนินการอาจจะไม่เกิดผลกระทบกับองค์กรในทันที
- ผลลัพธ์ของงาน งานประจำนั้นจะเน้นผลลัพธ์การทำงานด้านประสิทธิภาพ ส่วนงานโครงการจะเน้นที่ประสิทธิผลของการดำเนินการตามโครงการ
- ทีมงาน งานประจำจะใช้ทีมงานกลุ่มเดิม ทำหน้าที่ตามตำแหน่งและบทบาทที่กำหนดไว้ ส่วนงานโครงการจะใช้ทีมงานที่หลากหลาย บทบาท ตำแหน่งการทำงานจะเปลี่ยนแปลงได้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ
ใครคือผู้ทำหน้าที่บริหารโครงการ
ปัจจุบันผู้ที่จะทำหน้าที่บริหารโครงการได้นั้นอาจจะไม่จำเป็นต้องจบการบริหารมาก็ได้ กล่าวคือ ทุกคนสามารถทำหน้าที่บริหารโครงการได้ ถ้ามีสมรรถนะ หรือ Competency ดังต่อไปนี้
- องค์ความรู้ที่ใช้ในการบริหารโครงการ (Project Management Body of Knowledge :PMBOK) ผู้ทำหน้าที่ควรมีองค์ความรู้ในการบริหารโครงการ ซึ่งองค์ความรู้นี้สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จากสถาบันการศึกษาด้านบริหารโครงการที่มีการสรุปและเผยแพร่ไว้ หรือมีการเปิดรับรองสมรรถนะให้กับผู้สนใจเรียนรู้
- ทักษะทางเทคนิคที่เกี่ยวข้อง (Related Technical Skills) คือ ผู้ที่มีทักษะความสามารถในลักษณะงานที่มีความจำเพาะและเป็นทักษะที่มีความจำเป็นต่อการดำเนินงานโครงการ เช่น การเขียนโปรแกรม การสร้างเว็บไซต์ แอพพลิเคชั่น เป็นต้น
- ความเข้าใจสภาพแวดล้อมโครงการ (Project Environment Understanding) ผู้บริหารโครงการจะต้องสามารถมองเห็นภาพรวมของโครงการได้
- ทักษะการจัดการทั่วไป (General Management Skills) ควรมีทักษะในการมอบหมายงานให้กลุ่มบุคคล วางแผนงาน แบ่งทรัพยากร เทคโนโลยี เพื่อให้โครงการบรรลุวัตถุประสงค์
- ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Interpersonal Skills) เนื่องจากการทำงานโครงการนั้นจะเป็นการร่วมมือกันระหว่างทีมงานที่มีความแตกต่างหลากหลาย ผู้บริหารโครงการควรมีทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล กล่าวคือ มีทักษะในการสั่งการ มอบหมายงาน สื่อสาร ติดตามทีมงานที่ดี
The 5 Project Management Process Groups
การบริหารโครงการ (Project Management) คือ การใช้ความรู้เฉพาะ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิค ดำเนินโครงการให้มีความเป็นระเบียบ เป็นระบบมากขึ้น สำเร็จได้ตามวัตถุประสงค์ หรือมีคุณค่าต่อผู้คน ผู้จ้างวาน หัวหน้า หรือลูกค้า
มาตรฐานการบริหารโครงการ เครื่องมือสำหรับการควบคุมคุณภาพในการบริหาร (Quality of Management) ที่เผยแพร่ สอน อบรมตามสถาบันฯ ต่าง ๆ นั้นมีหลากหลาย อาทิเช่น 7S TQA 5S BSC Six-Sigma ISO HNQA เป็นต้น ซึ่งกระบวนการบริหารโครงการอย่างเป็นมาตรฐานจะถูกแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นที่ 1 ริเริ่ม (Initiating) คือ การนิยามโครงการใหม่ วิสัยทัศน์ และขอบเขตโครงการ กล่าวคือจะต้องทราบว่าโครงการนี้มีที่มาอย่างไร มีประเด็นปัญหาอะไร (Pain Point) ต้องการพัฒนาอย่างไร มีจุดคุ้มทุนอย่างไร หรือมีวัตถุประสงค์เป็นอย่างไร ถึงแม้ว่าอาจจะได้รับมอบเป้าหมายจากผู้บริหารมา ก็ยังจำเป็นต้องทำการวิเคราะห์ เพื่อทราบรายละเอียดต่าง ๆ ข้างต้น ที่เรียกว่า “Project Charter”
สิ่งที่ต้องทำ: กฎบัตรโครงการ (Project Charter)
กฎบัตรโครงการ (Project Charter)คือ แผนปฏิบัติงานที่มีความชัดเจน บอกรายละเอียดในการใช้ทรัพยากร ชี้แจงให้ทีมงานเข้าใจขอบเขตของโครงการตรงกันแต่แรก ทำให้จัดการใช้ประโยชน์ทีมงานได้ ติดตามความเสี่ยง ความก้าวหน้าและแก้ไขปัญหาในโครงการได้ นอกจากนี้ยังใช้สร้างความรู้สำหรับจัดการโครงการอื่น ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้อีกด้วย
ขั้นที่ 2 วางแผน (Planning) คือ การสร้างขอบเขตโครงการในรายละเอียด และวางแผนกระบวนการทำงาน ปริมาณทรัพยากร จำนวนทีมงานหรือบุคคล และกำหนดเวลาที่ใช้ เพื่อจะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ รวมถึง Output – Outcome ที่จะได้ วิธีการ เครื่องมือที่จะนำมาวัดประเมินผลโครงการด้วย
สิ่งที่ต้องทำ: วัตถุประสงค์ ขอบเขต งบประมาณ กำหนดการ ขั้นตอน แผนสื่อสาร ตัวชี้วัด และแผนความเสี่ยง
วัตถุประสงค์ของโครงการ (Purpose – Objective)
การเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการ ควรให้ความสำคัญ ใส่ใจในรายละเอียด โดยมากหลัก ๆ สิ่งที่เขียนในวัตถุประสงค์จะเป็น Outcome โดยควรจะต้องเขียนให้ครบตามหลัก “SMART” กล่าวคือ หลักการเขียนวัตถุประสงค์ให้มีมาตรฐานที่จะนำมาใช้ตรวจสอบการเขียนวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถปฏิบัติได้จริง วัดผลได้ ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้
Specific ต้องเฉพาะเจาะจงรู้ว่าสิ่งที่ต้องการคืออะไร
Measurable วัดผลได้ มีวิธีวัดประเมินผล โดยจะสามารถวัดผลได้จาก KPI หรือ Success Criteria
Achievable เกิดภารกิจ รู้ว่าต้องทำอย่างไรเพื่อไปถึงเป้าหมาย
Realistic เป็นไปได้สมเหตุสมผล ไม่เกินเอื้อม สามารถตรวจสอบได้จาก KPI
Time-bound มีกรอบเวลาชัดเจนว่าต้องทำให้ถึงเป้าเมื่อไหร่
นอกจากนี้ หลักการ SMART นี้ยังสามารถนำมาใช้มองภาพรวมโครงการเพื่อประเมินโครงการว่าสามารถดำเนินการต่อหรือไม่อีกด้วย
ขอบเขตโครงการ
สิ่งที่ควรจะต้องระบุในขอบเขตโครงการ มีดังนี้
- ปริมาณงาน เช่น สิ่งที่ต้องส่งมอบ และกำหนดเวลา จะต้องระบุให้ครอบคลุมตามที่กำหนดในวัตถุประสงค์
- การกำหนดขอบเขตของโครงการควรดำเนินการเมื่อเริ่มต้นโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของปฏิบัติตามแผนโครงการและหลีกเลี่ยงงานที่ไม่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์
ขั้นที่ 3 ดำเนินการ (Executing) คือ การดำเนินงานให้สำเร็จตามที่ได้กำหนดไว้ในแผนโครงการ
สิ่งที่ต้องทำ: การติดตามสถานะโครงการ ระบุ KPIs คุณภาพงาน และการคาดการณ์ผลลัพธ์
ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดการนำ KPIs มาเป็นตัวชี้วัดผลการดำเนินงานในบทความ Project Management Part 2
ขั้นที่ 4 ตรวจสอบและควบคุม (Monitoring & Controlling) คือ การติดตาม ทบทวน กำกับกระบวนการทำงาน และประเมินผลการดำเนินงานของโครงการ ตลอดจนการตัดสินใจสั่งการ เปลี่ยนแปลง แก้ไข เมื่อมีเหตุจำเป็น
สิ่งที่ต้องทำ: คุณภาพ การควบคุมต้นทุน และผลการดำเนินงานให้เป็นตามวัตถุประสงค์
ขั้นที่ 5 ปิด (Closing) คือ การปิด จบโครงการอย่างเป็นทางการ เมื่อได้รับการตอบรับจากลูกค้า หรือสปอนเซอร์ หรือสามารถดำเนินโครงการจนบรรลุ Outcome ได้
สิ่งที่ต้องทำ: ตรวจเช็คตามรายละเอียด และรายงานโครงการ
การบริหารความเสี่ยงและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ความเสี่ยง (Risk) คือ เหตุการณ์ การกระทำใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ที่ไม่แน่นอนและจะส่งผลกระทบ หรือสร้างความเสียหาย ล้มเหลว ลดโอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายตามภารกิจหลัก จึงต้องมีแผนการบริหารความเสี่ยง (Risk Management) มีกระบวนการทำดังนี้
- ระบุความเสี่ยง ว่าจะเกิดความเสี่ยงอะไรขึ้นบ้าง ปัจจัย หรือสาเหตุที่ทำให้เกิดมีอะไรบ้าง
- ประเมินความเสี่ยง เป็นการประเมินว่าเมื่อเกิดเหตุจากความเสี่ยงนั้นจะมีผลกระทบอย่างไร รุนแรงแค่ไหน
- กำหนดมาตรการ เป็นการควบคุมความเสี่ยงไม่ให้เกิดขึ้น
- ติดตาม ประเมินผลความเสี่ยงว่ามีเกิดขึ้นหรือไม่และจัดการแก้ไขตามมาตรการ
- ประเมินผลที่ได้รับ จากการจัดการความเสี่ยง
- ทบทวน แผนจัดการความเสี่ยง ปรับปรุงเพื่อนำไปใช้ในโครงการอื่นอย่างไร
การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continue Improvement)
PDCA คือ วงจรการบริหารงานที่นิยมนำมาใช้ ประกอบกด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan-Do-Check-Act เป็นกระบวนการที่ใช้ปรับปรุงการทำงานขององค์กรอย่างเป็นระบบ มีเป้าหมายเพื่อแก้ปัญหาและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
______________________________________________________________________
สาระจากกิจกรรมการบริหารจัดการโครงการ
โดย ดร.วินัย หอมสมบัติ บัณฑิตวิทยาลัยการจัดการและนวัตกรรม มจธ.
ในวันศุกร์ที่ 21 มกราคม พ.ศ. 2565 และวันศุกร์ที่ 4 กุมภาพันธ์ 2565 เวลา 09.00 น. ถึง 12.00 น. ผ่าน Application Zoom